人事档案对于个人的作用和重要性

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小档案有大作用

人事档案是一个人经历的记载，也是人才交流中心为个人提供相关人事服务的依据。从表面上看，它仅仅是一个一尺见方的牛皮纸袋，加上袋子里的材料，才不过一斤来重。优选智嘉在接受咨询的过程中发现，档案在一些人眼中作用弱化了，但弱化并不意味着它是可以随便丢弃的‘身外之物’，人事档案的作用仍不可取代，优选智嘉提醒大家：如果没有档案，一些权益就无从得到保障！因此从某种意义上说，它甚至可以决定一个人的命运。

人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。它是个人身份、学历、资历等方面的证据，档案里有关于职工在职期间的招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料，档案材料在职期间用来核定职工本人工资、计算本人工龄与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，档案在职工到达退休年龄时，由社保部门根所期中记录的工龄、是否符合特殊工种退休等条件来计算职工本人退休后养老金的发放标准个人档案是记载你个人成年后(参军入伍)的经历。是记录一个人的工作经历、学习经历、政治表现、每一年的年度考核，工资待遇、职称评定情况，政治面貌、品德作风，受过的表彰和处分等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，具有法律效用，是记载人生轨迹，审核工龄、审核个人政治思想表现等的重要依据。

档案的作用体现在以下方面

（1）档案具有有极强的法律效益，它的真实性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用。档案是一个个人历史的真实、全面地反映。办理各种社会保险以及开具出国、考研等有关证明的依据。

（2）档案是一个个人维护自身权益和应有的社会、政治待遇的重要工具。职称申报，需要根据人事档案中所记录的工龄来确定申报资格。它不仅为领导决策、教学、科研和管理等工作服务，同时也为您的切身利益服务，帮您解决没有档案就无法解决的问题。

（3）档案是一个个人建立信用，在社会活动、生产经营等方面建立和利用信用体系，获得发展最有力的工具。转正定级，可以确定干部身份，计算工龄。在行政事业单位工龄是作为工资、职务晋升的主要依据，是享受社会保险的依据。

（4）档案是干部身份在单位之间、城市之间流动的必备条件之一。户口可以根据档案中是否具备干部身份，随档案调动而迁移。如保留原有身份、工龄连续计算、国家规定的档案工资调升、转正定级、职称评定、出国（境）政审、党团关系管理、婚姻生育管理、代办社会保险、证件年审、出具以档案为依据的各种法律证明等等。

（5）录用公务员、事业单位工作人员政审时所必备的材料。

（6）公务员、事业单位、国有企业确定工资、职称评审、工资调整以及离退休手续的办理的依据。优选智嘉提醒大家：新单位入职审查，公务员、事业单位招考政审，流动人员计划生育相关事宜及婚姻状况证明等等都会用到人事档案；员工工龄的认定和退休工龄的审核也要用到人事档案；申请经济适用房时也必须到档案管理部门开具工龄证明。以及退役军人开具安置介绍信延续工龄、公务员入职、晋升提供政审资料等相关证明时，都需要使用档案。人才中心的工作人员还特别提醒，因公出国政审也必定要依据人事档案进行政治审查，如果档案材料不全，政审机构就会拒绝审查。

如何避免让自己变成“弃档族”

优选智嘉一再强调，毕业后档案不能放在自己手里。可以存放学校、生源地人事局、人才市场、劳动局、街道办事处、职介，否则会变成死档，不再具有效力。

1、毕业后档案存放学校一般是2年。如果毕业后没有及时找到合适工作或者选择考研，优选智嘉建议可以到学校申请暂缓就业，之后在两年内找到工作的，一定要记得及时回校办理档案转移，到学校将户籍和档案迁至工作单位所在地或单位所在地的人才市场。否则2年后，学校就会打回原籍，很可能造成档案丢失。2、毕业后建议档案存放在人才市场。毕业没有找到单位或者考研的，可以去学校或单位所在的人才市场进行档案挂靠，千万不能弃档。但一旦找到工作要及时办理就业手续，以便能够及时的进行转正定级，方便后面的正式调动。人才交流中心的集体户口是属于临时户口，只有两年的限期，毕业超过两年就不能继续托管了，会变成“死档”。所以一定要记得去处理。可以自己申请打回原籍，以免档案丢失。还有很重要的一点优选智嘉要告诉大家，如果一定要离职，也一定要等到第一份工作做满一年已经申请转正定级获得干部身份后，否则就会失去“干部身份”。

3、优选智嘉建议大家毕业后档案主动打回原籍：不管是否参加工作，都可将自己的档案拿回到原籍人事局或人才市场，省的以后麻烦。把档案放在家乡的人才市场，有一个好处就是，以后在外地找到工作后也不会遇到麻烦，一方面工作不需要档案，就算是找到国企或者考到公务员，单位发函到你家乡人才市场调档案就可以了。

4、优选智嘉不太建议大家毕业后档案寄送公司/单位：现在一般公司都是把员工档案统一放在公司所在区的人才市场的。建议档案还是不要归公司管理，以防自己离职的时候档案很有可能被公司扣留。5、优选智嘉建议大家尽量不要将档案存放在街道办事处：档案在街道的话，一旦有单位录用你需要调取档案的话比较的麻烦。而且档案放在街道一样要交存档费用。